HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI KHẢO SÁT DOANH NGHIỆP

Kết quả khảo sát mức độ hiệu quả của nhân viên là góc nhìn sâu sắc và có ý nghĩa vô cùng quan trọng với tổ chức trong việc cải thiện và xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và gắn kết. Để bước khảo sát đạt hiệu quả, chúng tôi đưa ra một số gợi ý hướng dẫn về các bước thực hiện dưới đây, bao gồm các giai đoạn:

Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Giai đoạn 4 Giai đoạn 5
Tạo cuộc khảo sát Truyền thông trước khảo sát Thực hiện khảo sát Đọc & phân tích kết quả Hành động khảo sát
~ 1 ngày ~ 2 tuần ~ 2 tuần ~ 1 tuần Tiếp diễn
Tải tài liệu HDSD Tải tài liệu HDSD

1. Tạo cuộc khảo sát

- Sau khi đăng nhập, bấm vào Tạo khảo sát, và khai báo số lượng, thời gian bắt đầu, kết thúc khảo sát.

- Hệ thống sẽ hiện ra 2 cách để bạn lựa chọn:

Nếu chọn Phương án 1: Bạn sẽ nhận được 1 đường link download 1 form bằng excel.

- Những cột trong file excel là những trường dữ liệu phân tích chuyên sâu trong kết quả báo cáo để nhìn rõ vấn đề nằm ở bộ phận nào, cấp bậc nào,…

- Bạn vui lòng điền đầy đủ và đúng thông tin vào file excel sau đó upload lên hệ thống

- Trường hợp không có email thì không cần điền thông tin trong bảng Excel.

Nếu chọn Phương án 2: hệ thống sẽ hiện ra bảng “Thêm nhóm nhân viên”

- Bạn tự chọn những trường thông tin cần báo cáo như bộ phận/phòng ban, độ tuổi, thâm niên, cấp bậc…

- Người khảo sát khi đăng nhập cần lựa chọn các trường dữ liệu (do bạn tạo) trước khi trả lời câu hỏi.

Những trường hợp thực hiện khảo sát trên trên giấy thì người nhập dữ liệu sẽ khai báo theo dữ liệu từ bản giấy vào phần mềm.

2. Truyền thông trước khi khảo sát

- Điều quan trọng nhất ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc khảo sát là sự khách quan và trung thực của câu trả lời. Vì vậy, truyền thông đặc biệt quan trọng giúp người khảo sát hiểu đúng và sẵn sàng trả lời chân thật.

- Ngay sau khi bạn tạo cuộc khảo sát. Hệ thống IES sẽ tự động gửi thư mời đến các thành viên tham gia khảo sát. Chúng tôi nhấn mạnh sự cam kết bảo mật và khách quan của cuộc khảo sát

- Thông điệp truyền thông nên tập trung vào là: Cam kết bảo mật, Hãy khách quan và chân thực nhất. Chúng tôi lắng nghe bạn, khảo sát có ý nghĩa quan trọng cho tổ chức của chúng ta…

- Tổ chức của bạn cũng nên truyền thông tới nhân viên bằng cách:

+ Thông báo trực tiếp trong các cuộc họp các cấp

+ Lãnh đạo gửi mail cho toàn bộ nhân viên công ty nói về ý nghĩa cuộc khảo sát

+ Treo băng rôn, ap phích, standy, banner chỗ mọi người trong công ty dễ dàng nhìn thấy

+ Truyền thông trên bản tin nội bộ trên website/diễn đàn của công ty nếu có

+ Thường xuyên nhắc tới kế hoạch triển khai cuộc khảo sát và hé lộ một chút bước tiếp theo tạo sự hào hứng cho nhân viên.

công cụ khảo sát online

3. Thực hiện quá trình khảo sát

- Lãnh đạo cấp cao của công ty sẽ gửi một thư điện tử truyền tải lại một lần nữa thông điệp về mục đích cuộc khảo sát, nhấn mạnh tính bảo mật và khách quan. Thông báo thời gian bắt đầu và thời hạn kết thúc khảo sát.

- Ngay sau khi bạn tạo xong cuộc khảo sát và nhấn nút xác nhận, phía EIS sẽ gửi thư mời tham gia khảo sát tới toàn bộ nhân viên, gửi kèm đường link đến các câu hỏi khảo sát và các hướng dẫn cần thiết để thực hiện.

- Bộ phận phụ trách phải thường xuyên theo dõi tỉ lệ hoàn thành khảo sát và gửi thông báo để thúc đẩy, khuyến khích những nhân viên chưa hoàn thành tham gia nhiều hơn

- EIS sẽ hỗ trợ công cụ để người phụ trách triển khai việc khảo sát có thể theo dõi được tỉ lệ hoàn thành để có kế hoạch nhắc nhở và thúc đẩy tăng tỉ lệ.

- Trước 03 ngày kết thúc, phía EIS sẽ gửi thư nhắc vào 8h10 hàng ngày tới các thành viên chưa hoàn thành khảo sát

- Ban truyền thông vẫn tiếp tục truyền các thông điệp tích cực của cuộc khảo sát tới nhân viên để thúc đẩy tinh thần của họ.

- Sau khi kết thúc khảo sát Ban lãnh đạo gửi mail cảm ơn tới mỗi nhân viên và đưa ra lời đảm bảo rằng kết quả sẽ được xem xét và thực thi một cách nghiêm túc.

- Cập nhật thường xuyên cho nhân viên về việc tổ chức đang làm gì: ví dụ đang phân tích kết quả, thảo luận ý nghĩa kết quả, phát triển kế hoạch hành động...để dư âm cuộc khảo sát không bị chùng xuống và không mất đi nhiệt huyết hành động của mọi người trong các bước tiếp theo.

Lưu ý: Đối với những nhân viên thực hiện khảo sát trên giấy A4:

- Bước 1: Người quản trị phát phiếu khảo sát là bộ câu hỏi cho nhân viên, đôn đốc nhân viên thực hiện và thu lại bộ câu hỏi đã thực hiện khảo sát khi hết thời hạn khảo sát.

- Bước 2: Xử lý kết quả khảo sát: Sau khi thu hồi số phiếu khảo sát, người quản trị phải nhập các kết quả đó lên hệ thống để cập nhật xử lý số liệu. Người quản trị sẽ đăng nhập và vào link cuộc khảo sát đã tạo để thực hiện update kết quả khảo sát của từng cá nhân theo kết quả họ cung cấp trên bản khảo sát giấy.

(Người quản trị có thể thuê đối tác EIS thực hiện cập nhật xử lý kết quả khảo sát giấy với chi phí 10.000VND/ 1 phiếu khảo sát)

4. Hiểu báo cáo kết quả khảo sát

- Kết quả khảo sát được cập nhật realtime trên hệ thống của EIS cho phép các tài khoản được phân quyền xem mọi lúc mọi nơi.

- Kết quả được tổng hợp thành tỷ lệ phần trăm những phản hồi Hài lòng (màu xanh), trung lập (màu ghi), không hài lòng (màu đỏ)

- Kết quả được so sánh với nhóm đối sánh bên ngoài (trong lĩnh vực, quốc gia, quá khứ). Cao hơn thể hiện bằng dấu (+), thấp hơn (-)

bao cao

- Báo cáo tổng hợp chung của tổ chức để nhìn bức tranh tổng thể hiện tại của các yếu tố bên trong tổ chức.

- Các báo cáo chi tiết theo từng đơn vị nhỏ (như công ty, khu vực địa lý, phòng ban, cấp bậc và thâm niên…) giúp tổ chức hiểu rõ cụ thể vấn đề nằm ở đâu.

- Kết luận của khảo sát là tổng hợp lại các 3 – 5 điểm mạnh nhất, điểm hạn chế nhất của tổ chức. Các bộ phận, nhóm vị trí nào thuận lợi nhất, khó khăn nhất

kết luận khảo sát

- Tương ứng với mỗi điểm hạn chế, EIS đưa ra kiến nghị về giải pháp hệ thống nên tập trung cải thiện để giải quyết triệt để vấn đề.

5. Giai đoạn 4: Hành động

- Sau khi hoàn thành phân tích, cần cám ơn và thông báo 1 số kết quả khảo sát chung của tổ chức, ý nghĩa của nó và kế hoạch hành động tiếp theo cho toàn bộ nhân viên

- Có thể khuyến khích thêm ý kiến đóng góp của nhân viên trong kế hoạch hành động tiếp theo, như vậy sẽ dễ tiếp tục nhận được sự ủng hộ cổ vũ từ họ.

- Thực hiện theo kế hoạch hành động đó là điều quan trọng nhất ảnh hưởng đến sự gắn kết của nhân viên

- Tiếp tục đẩy mạnh truyền thông về những tác động tích cực của những hành động mà tổ chức đã được thực hiện được sau cuộc khảo sát.

- Việc liên tục cập nhật kế hoạch hành động, các bước tiếp theo sẽ thể hiện cho nhân viên thấy Ban lãnh đạo đánh giá cao vai trò của tất cả nhân viên, cũng là để nhân viên thấy được quyết tâm của tổ chức trong việc vận dụng kết quả khảo sát để thay đổi giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Việc truyền thông này nên được thực hiện từ một lãnh đạo cấp cao của tổ chức để thể hiện tầm quan trọng của thông điệp.

Trên đây là những bước cơ bản công ty Cổ phần Giá trị Cộng đồng EIS đưa ra nhằm hỗ trợ các tổ chức thực hiện cuộc khảo sát và thu thập được kết quả đầy đủ, trung thực với chất lượng cao. Điều đó giúp cho tổ chức có nền tảng căn cứ để thiết lập và thực hiện những kế hoạch hành động một cách hiệu quả, xây dựng một tổ chức phát triển nhanh và bền vững.



Công cụ khảo Sát EIS

Khảo sát nhân viên

Phiếu khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên

Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên

Bảng câu hỏi khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên

Form khảo sát nhân viên

Mẫu bảng câu hỏi khảo sát mức độ hài lòng

Phiếu khảo sát ý kiến nhân viên

Khảo sát mức độ gắn kết nhân viên

Phòng ban hoạt động hiệu quả

Khảo sát mức độ hài lòng

Bộ câu hỏi khảo sát nhân viên

KPI tỷ lệ hài lòng nhân viên

EIS khảo sát hiệu và và gắn kết trong doanh nghiệp

EIS Công cụ khảo sát mức độ hài lòng và gắn kết CBNV

Phần mềm khảo sát nội bộ doanh nghiệp

Phần mềm khảo sát nội bộ tổ chức

Công cụ khảo sát doanh nghiệp

Khám bệnh cho doanh nghiệp

Khám sức khỏe cho doanh nghiệp

Phương pháp giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả

Văn hóa doanh nghiệp

Công cụ Phân tích điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp

Công cụ làm chiến lược
Phân tích SWOT
Đánh giá hiệu quả bên trong tổ chức
Hiểu nội bộ sâu sắc hơn đa chiều hơn
Các bộ phận trong công ty hoạt động không hiệu quả
Văn hóa doanh nghiệp
Mô hình thẻ điểm cân bằng Balanced Scorecard
Nhân viên nghỉ việc nhiều
Truyền thông trước khảo sát
Phương pháp tối ưu hóa hoạt động cho doanh nghiệp
Chuyên gia tư vấn đầu ngành